Zaman Yönetimi Teknikleri
Zaman demek, hayat demektir. Hayatı değerli kılan, belirli bir zamanı kapsıyor olmasıdır. İş yaşamından özel yaşama kadar hayatımızı şekillendiren en önemli konulardan birisi de zamanın nasıl yönetileceğidir. Zamanı daha etkin şekilde değerlendirerek, yaşamınızdaki etkinliği de artırabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken, zamanın kısıtlı bir kaynak olduğunu aklınızdan çıkarmamak ve belirteceğimiz önerileri dikkatle yaşamınıza uygulamaktır.
Zaman yönetiminde önemli olan, işleri doğru yapmaktan ziyade, doğru işleri doğru zamanda yapmaktır. Kısaca zaman yönetimi: Zaman kullanımını kontrol altına alma sürecidir. Zamanı verimli ve etkili kullanma çabasıdır. Belli işlerin yapılmasını belirli zaman dilimlerinde tamamlamaktır. Peter Drucker’ın deyişiyle, zaman en az bulunan kaynaktır, eğer o doğru yönetilmiyorsa, hiçbir şey doğru yönetilemiyor demektir. Zamanınızı daha etkin şekilde kullanmayı arzuluyorsanız, aşağıdaki öneriler sizler için oldukça faydalı olacaktır.
Bilgeliğin onda dokuzu, zamanı akıllı kullanmaktır. Theodore Roosevelt
Farkında olun
Zaman yönetiminin temelinde zaman tuzaklarıyla baş etmek gelmektedir. Bir hafta boyunca yaptıklarınızı ve bunları yaparken ne kadar zaman ayırdığınızı not almayı deneyebilirsiniz. Böylece neye ne kadar zaman ayırdığınızı ve sorunun nereden kaynaklandığını fark edebileceksiniz. Zaman tuzaklarıyla baş etmenizde farkındalık sağlamak önemli bir araçtır. Farkındalığa şu soruların yanıtlarını vererek başlayabilirsiniz: Gün içinde takip edebileceğim planlı bir programım var mı? Gün boyunca buna ne kadar uyum gösteriyorum? Zamanımı daha çok acil işlere mi, önemli işlere mi ayırıyorum? İyi bir zaman yönetiminde önemli işlere daha fazla zaman ayırdığınızı görebilirsiniz. Bir çalışma olarak, önünüzdeki bir hafta boyunca geçirdiğiniz zamanı ve uğraşlarınızı not alarak aşağıdaki bölümlere not almayı deneyin (Çizelgeyi indirip çıktısını alabilirsiniz). Sonraki hafta hangi kısımda daha fazla zaman geçirdiğinizi değerlendirmeye çalışın. Bu farkındalık çalışmasıyla zamanınızın ne kadarını neye ayırdığınızı görecek ve gerekli düzenlemeler için bir temel sağlayacaksınız.
- ACİL – ÖNEMLİ (HEMEN YAPIN!) – Krizler – Son Günü Gelen İşler – Müşteri Sorunları
- ACİL DEĞİL – ÖNEMLİ (ZAMAN AYIRIN!) -Planlama – Hazırlanma – Stratejik İşler
- ACİL – ÖNEMLİ DEĞİL (YAPIN-DELEGE EDİN!) – Rutin İşler – Telefon / e-posta – Randevusuz Ziyaretçiler
- ACİL DEĞİL – ÖNEMLİ DEĞİL (KAÇININ!) Gereksiz İşler – Zaman Hırsızları – İnternette Sörf
Hedeflerinizi netleştirin
Hayatınızdaki büyük hedefleri netleştirmeden zamanınızı etkin şekilde kullanmanız neredeyse imkansızdır. Montaigne’nin deyişiyle, amacı olmayan bir gemiye hiçbir rüzgar yardım edemez. Hayatınızın yönünü belirlediğinizde, zamanı kullanmak daha anlamlı ve gerekli hale gelecektir. Dolayısıyla, iş ve özel yaşamınızdaki hedefleri gözden geçirerek zaman yönetimindeki temel taşlardan birini yerine oturtabilirsiniz.
Boş zaman yoktur, boşa geçen zaman vardır. Tagore
Ertesi gün yapacaklarınızı planlayın
İş veya özel yaşamınızda olsun, bir zaman programı ile yaşamak zaman yönetimi açısından oldukça elzemdir. Bunun için, sonraki gün yapacaklarınızı önem sırasında göre listeleyin ve sabah ilk sıradaki yapacağınızdan başlayarak planınızı uygulayın. Bitiremezseniz, planınızı güncelleyerek ertesi gün kaldığınız yerden devam edin.
Ajandanın etkin kullanımı
Bir telefon uygulaması ile ya da küçük bir defter ajandaya sahip olmak, programlı olmanızda ve bu programa uymanızda etkin bir araçtır. Gerektiğinde ‘hayır’ diyebilmeniz için de ajandaya mutlaka ihtiyaç duyacaksınız.
Pek çok insanın diğerlerinin boşa harcadığı zamanı kullanarak öne geçtiğini gördüm. Henry Ford
Erteleme alışkanlığınızdan vazgeçin
Erteleme alışkanlığından kurtulmak için şu yöntemleri deneyebilirsiniz. Hoşlanmadığınız işleri önce yapmaya çalışın, erteleme eğiliminde olduğunuz işi parçalara bölerek gözünüzde kolay hale getirin, işin başlangıç ve bitiş zamanını mutlaka belirleyin ve işi bitirdiğinizde kendinizi sevdiğiniz şeylerle ödüllendirin.
Parkinson yasasını dikkate alın
Parkinson Yasası’na göre iş, ona ayrılan süreyi dolduracak biçimde genişler. Bazen bir işin sonuçlanması için uzun bir zaman süreci vardır. Bu sürecin uzunluğu sonuç odaklı insanlar için istekliliği ve motivasyon düzeyini olumsuz etkileyebilir. Bu gibi durumlarda uygulanabilecek iki yöntem vardır: Sürecin içine daha fazla ek iş ekleyerek işi zorlaştırmak ya da süreyi sanki daha erken bitecekmiş gibi öne çekerek zamanı kısaltmaktır.
e-motivasyon.net ekibi
Kişisel Motivasyon Teknikleri: 60 Özel Teknikle Motivasyon Gücünüzü Artırın
